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Die Qualität der Ergebnisse hängt direkt davon ab, wie du deine Frage formulierst. Das gilt für Fragen im Chat genauso wie für Chat Prompts, die du für dein Team erstellst.

Vager Prompt

“Wie läuft es?”KI muss raten: Welche Metrik? Welcher Zeitraum? Welche Verbrauchsorte? Was soll sie damit machen?

Präziser Prompt

“Top-10 Verbrauchsorte nach Umsatz letzte Woche, im Vergleich zur Vorwoche. Hebe Verbrauchsorte hervor, die mehr als 10% verloren haben.”KI weiß genau, was sie tun soll — und liefert ein sofort nutzbares Ergebnis.

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Bausteine eines guten Prompts

Jeder gute Prompt besteht aus einer Kombination dieser Bausteine. Nicht jeder Prompt braucht alle — aber je mehr du angibst, desto besser das Ergebnis.

Metrik

Was willst du wissen?

Nenne die konkrete Kennzahl, die du analysieren möchtest.
StattSchreib
”Wie performt der Verbrauchsort?""Wie war der Umsatz des Verbrauchsorts?"
"Zeig mir die Zahlen""Zeig mir Absatz und Retourenquote"
"Wie sieht es aus?""Wie hat sich der Umsatz pro Transaktion entwickelt?”
Verfügbare Metriken findest du in der Metrik-Übersicht.
Ohne Zeitraum nimmt die KI den aktuellen Dashboard-Filter oder einen Standardzeitraum. Für Chat Prompts solltest du den Zeitraum immer explizit angeben.
StattSchreib
”Zeig mir den Umsatz""Zeig mir den Umsatz der letzten 7 Tage"
"Wie war der März?""Wie war der Umsatz vom 1. bis 31. März?”
Relative Zeiträume (“letzte Woche”, “letzter Monat”) sind bei Chat Prompts besonders nützlich — sie bleiben bei jedem Aufruf aktuell.
Sag der KI, wie sie die Daten aufschlüsseln soll. Ohne Angabe wählt sie eine Gruppierung, die aber nicht immer die ist, die du brauchst.
StattSchreib
”Zeig mir den Absatz""Zeig mir den Absatz nach Verbrauchsort"
"Was verkauft sich gut?""Top-10 Artikel nach Absatz, gruppiert nach Artikelgruppe”
Mögliche Gruppierungen: Verbrauchsort, Verbrauchsort-Tag, Artikel, Artikelgruppe, Artikel-Tag, Datum, Wochentag, Stunde
Zahlen ohne Kontext sind schwer einzuordnen. Fordere explizit einen Vergleich an:
ArtBeispiel
Vorperiode”…im Vergleich zur Vorwoche”
Vorjahr”…im Vergleich zum gleichen Zeitraum im Vorjahr”
Zielwert”…im Vergleich zum Zielwert”
Anderer Zeitraum”…verglichen mit dem Januar”
Schränke die Analyse auf das ein, was dich interessiert:
  • Verbrauchsorte: “Nur Verbrauchsorte in der Region Nord” oder “Nur die Verbrauchsorte des aktuellen Benutzers”
  • Artikel: “Nur Brötchen und Brot” oder “Nur Artikel mit Tag ‘Frühstück’”
  • Artikelgruppen: “Nur Backwaren”
Für Chat Prompts, die für verschiedene Benutzer funktionieren sollen, verwende “die Verbrauchsorte des aktuellen Benutzers” statt konkrete Namen.
Sag der KI, ab wann etwas bemerkenswert ist:
  • “Hebe Verbrauchsorte hervor, die mehr als 10% verloren haben”
  • “Zeig nur Artikel mit einer Retourenquote über 15%”
  • “Markiere Wochentage, an denen der Umsatz mehr als 20% vom Durchschnitt abweicht”
Ohne Schwellenwerte listet die KI alles gleichwertig auf — mit Schwellenwerten fokussiert sie auf das Wichtige.
Sag der KI, was du mit dem Ergebnis machen willst:
ZielFormulierung
Schneller Überblick”Fasse in 3 Sätzen zusammen”
Detailanalyse”Erstelle einen Bericht als Tabelle”
Weiterleitung”Formuliere eine E-Mail für die Geschäftsleitung”
Entscheidung”Gib eine Handlungsempfehlung”
Für Chat Prompts, die per E-Mail versendet werden, ist “Fasse zusammen” besonders wichtig — so beginnt die E-Mail mit dem Wichtigsten.
Besonders bei Chat Prompts, die für ein Team erstellt werden: Sag, wer die Ergebnisse lesen wird. Die KI passt Detailtiefe und Sprache an.
  • “Für Verbrauchsortleiter” — fokussiert auf operative Details der eigenen Verbrauchsorte
  • “Für die Geschäftsleitung” — strategischer Überblick, weniger Einzeldetails
  • “Für das Controlling” — präzise Zahlen, Abweichungsanalysen

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Prompt-Vorlagen

Fertige Vorlagen für typische Anwendungsfälle — kopiere und passe sie an eure Bedürfnisse an. Diese Vorlagen eignen sich besonders gut als Ausgangspunkt für Chat Prompts.

Wöchentlicher Verbrauchsortbericht

Für Verbrauchsortleiter

Erstelle eine Wochenübersicht für Verbrauchsortleiter:

- Umsatz, Absatz und Retourenquote der letzten 7 Tage
- Im Vergleich zur Vorwoche
- Zeig nur die Verbrauchsorte des aktuellen Benutzers
- Hebe Metriken hervor, die sich um mehr als 10% verändert haben
- Fasse die wichtigsten Auffälligkeiten in 3 Sätzen zusammen
Warum das funktioniert: Klare Metriken, relativer Zeitraum (bleibt aktuell), benutzerabhängiger Filter (jeder Leiter sieht seine Verbrauchsorte), Schwellenwert für Relevanz, kompaktes Format.
Erstelle eine Monatsübersicht für die Geschäftsleitung:

- Gesamtumsatz und Transaktionsanzahl des letzten Monats
- Im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahresmonat
- Top-5 und Bottom-5 Verbrauchsorte nach Umsatzveränderung
- Retourenquote nach Region
- Formuliere eine kurze Zusammenfassung (max. 5 Sätze)
  mit den wichtigsten Erkenntnissen und Handlungsempfehlungen
Warum das funktioniert: Zwei Vergleichszeiträume (Vormonat + Vorjahr) für Kontext, fokussiert auf Extremwerte (Top/Bottom-5), regionale Aufschlüsselung, Management-gerechtes Format.
Analysiere die Retourenquote der letzten 7 Tage:

- Gruppiert nach Artikelgruppe und Verbrauchsort
- Zeig nur Kombinationen mit einer Retourenquote über 15%
- Vergleiche mit dem Durchschnitt der letzten 4 Wochen
- Gibt es Muster? (bestimmte Wochentage, bestimmte Verbrauchsorte?)
- Liste die 5 auffälligsten Fälle mit konkreten Zahlen auf
Warum das funktioniert: Zweidimensionale Gruppierung (Artikel + Verbrauchsort), Schwellenwert filtert Rauschen heraus, historischer Vergleich zeigt ob es ein neues Problem ist, fordert Mustererkennung.
Wie war der gestrige Tag?

- Umsatz und Absatz gesamt, im Vergleich zum gleichen Wochentag der Vorwoche
- Top-3 und Bottom-3 Verbrauchsorte nach Umsatz
- Gab es Auffälligkeiten bei den Retouren?
- Antworte in maximal 5 Sätzen
Warum das funktioniert: Vergleich mit gleichem Wochentag (nicht Vortag — fairer Vergleich), extreme Verbrauchsorte hervorgehoben, Retouren als Warnsignal, kompakt für den schnellen Morgencheck.

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Dos und Don’ts

DoDon’t
Konkrete Metriken nennen: Umsatz, Absatz, RetourenquoteVage Begriffe verwenden: “Performance”, “wie es läuft”
Zeiträume angeben: letzte Woche, letzter MonatDen Zeitraum offen lassen
Gruppierung definieren: nach Verbrauchsort, nach ArtikelgruppeErwarten, dass die KI die richtige Gruppierung errät
Vergleiche anfordern: im Vergleich zur VorwocheZahlen ohne Kontext akzeptieren
Schwellenwerte setzen: mehr als 10% VeränderungAlles gleichwertig auflisten lassen
Format angeben: als Tabelle, in 3 SätzenDas Format offen lassen, wenn du ein bestimmtes brauchst
Relative Zeiträume in Chat Prompts: letzte 7 TageFeste Daten in Chat Prompts: vom 1. bis 7. März
Benutzerabhängige Filter: Verbrauchsorte des aktuellen BenutzersFeste Verbrauchsortnamen in Team-Quick-Actions

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Zusammenspiel mit Kundenkontext

Der Kundenkontext und gute Prompts ergänzen sich. Der Kontext liefert das Hintergrundwissen, das sich selten ändert — der Prompt stellt die konkrete Frage.
Im Kundenkontext definieren (einmalig)Im Prompt angeben (pro Frage)
Eure Begriffe: “Premiumfilialen = Tag Premium”Konkrete Metrik und Zeitraum
Eure Ziele: “Retourenquote Ziel: unter 12%“Gewünschte Gruppierung und Filter
Eure Regeln: “Verbrauchsort X montags ignorieren”Schwellenwerte und Format
Eure Struktur: “3 Regionen: Nord, Mitte, Süd”Zielgruppe und Ausgabeformat
Wenn du im Kundenkontext eure Ziele definiert hast, kannst du im Prompt einfach schreiben: “…im Vergleich zum Zielwert” — die KI kennt die Ziele bereits.

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Nächster Schritt

Du weißt jetzt, wie du gute Prompts schreibst. Der nächste Schritt: Gib der KI dauerhaftes Hintergrundwissen über euer Geschäft, damit du diese Informationen nicht bei jeder Frage wiederholen musst.

Kundenkontext einrichten

Definiere eure Ziele, Begriffe und Regeln — einmal konfigurieren, bei jeder Analyse profitieren